- コラム
- 最新情報
派遣管理システムの比較・選び方｜失敗しないためのポイントを解説
派遣スタッフの勤怠管理や給与計算、請求書作成、契約書管理など、人材派遣会社では多くの管理業務が発生します。
Excelや紙を中心とした管理では、担当者の作業負担が大きくなったり、入力ミスや確認作業が発生したりすることもあります。
こうした業務を効率化する方法のひとつが「派遣管理システム」の導入です。
しかし、派遣管理システムにはさまざまなサービスがあり、搭載されている機能や料金、サポート内容も異なります。
この記事では、派遣管理システムを比較するときに確認したいポイントや、自社に合ったシステムを選ぶための考え方をご紹介します。
派遣管理システムとは？
派遣管理システムとは、人材派遣会社で発生するさまざまな管理業務を効率化するためのシステムです。
サービスによって異なりますが、主に以下のような業務を管理できます。
- 派遣スタッフの情報管理
- 勤怠管理
- 給与計算
- 請求書作成
- 契約書管理
- 案件・派遣先管理
これまでExcelや複数のツールで管理していた情報を一元化することで、管理業務の効率化や入力・確認作業の削減につなげることができます。
派遣管理システムを導入する前に整理したいこと
システムを比較する前に、まずは現在の業務で「何に時間がかかっているのか」を整理することが重要です。
例えば、
「月末の請求書作成に時間がかかっている」
「派遣スタッフの給与計算で確認作業が多い」
「契約書を紙で管理している」
「担当者ごとにExcelファイルが分かれている」
など、企業によって抱えている課題は異なります。
システムを導入すること自体を目的にするのではなく、まずは現在の業務を整理し、「どの業務を改善したいのか」を明確にしましょう。
派遣管理システムを比較する3つのポイント
1．必要な機能が搭載されているか
最初に確認したいのが機能です。
例えば、給与計算に多くの時間がかかっている場合は、勤怠情報から給与計算までスムーズに連携できるかどうかが重要になります。
請求書作成が課題であれば、勤怠情報や契約情報をもとに請求データを作成できるかなどを確認します。
機能の多さだけで判断するのではなく、自社が改善したい業務に必要な機能があるかという視点で比較することが大切です。
2．導入・運用コストが予算に合っているか
派遣管理システムの料金体系はサービスによって異なります。
月額料金だけでなく、
- 初期費用
- 月額利用料
- アカウント数による料金
- オプション機能
- 導入支援費用
なども確認しましょう。
また、「料金が安いか」だけではなく、システムを導入することで現在発生している作業時間をどの程度削減できるかを考えることも重要です。
3．導入後のサポート体制があるか
派遣管理システムは、導入しただけで業務が自動的に改善するわけではありません。
実際の業務に合わせて設定し、社内で運用していく必要があります。
そのため、
- 導入時の設定をサポートしてもらえるか
- 操作方法について相談できるか
- チャットやオンライン会議などで問い合わせできるか
- 自社の業務に合わせた相談ができるか
など、導入後のサポート体制も比較しておきたいポイントです。
候補を絞ったらデモや打ち合わせで確認する
機能・料金・サポート体制を比較すると、候補となる派遣管理システムをある程度絞り込めます。
その後は、資料だけで判断するのではなく、実際の画面や操作方法を確認することをおすすめします。
その際、自社で現在行っている業務を具体的に伝え、
「この作業をシステムではどのように行うのか」
を確認してみましょう。
実際の業務フローに沿って説明してもらうことで、導入後の運用をイメージしやすくなります。
派遣管理システム選びで重要なのは「自社の課題に合っているか」
派遣管理システムにはさまざまなサービスがありますが、すべての企業に適したひとつのシステムがあるわけではありません。
大切なのは、
「現在の業務で何が課題になっているのか」
を整理したうえで、その課題を解決できる機能や運用方法を持ったシステムを選ぶことです。
機能・料金・サポート体制を比較しながら、自社の業務に合ったサービスを検討しましょう。
派遣管理システム「プロモーションテクノロジー」
グッドウェーブでは、人材派遣会社向けの派遣管理システム「プロモーションテクノロジー」を提供しています。
勤怠・給与計算・請求・契約など、人材派遣業務に必要な管理を効率化するためのシステムです。
「現在の管理方法を見直したい」「Excelでの管理から移行したい」「自社の業務に合うか確認したい」といった場合は、現在の業務内容をお伺いしたうえでご案内します。
