STAFF BLOGスタッフブログ

~第25期経営計画発表会~

STAFF BLOG 社内イベント【実績】 社内取り組み

こんにちは!

プロモーション事業部、渋谷本社勤務の瀬尾です。

オリンピックが無観客での実施となりましたね。
一生に一度あるかないかの自国開催でお仕事できることを楽しみにしていた分、残念です…😫

東京都は4度目の緊急事態宣言に入りました…😫😫

そんな最中ですが、7月弊社は新しい期を迎え、
先日
経営計画発表会を開催しました。

例年、全社員が一堂に会して経営計画発表会は開催するのですが、
今年はコロナ禍😷の状況も鑑みて、一部のメンバーはリモート💻での参加となるなど、新しい形で実現しました。

もちろん、会場の方にもご協力をいただき、席数を間引いて、
換気・消毒を定期的に行うなど感染症対策は万全です👍

この経営計画発表をプロモーション事業部で運営をしたのですが、実際にどんなことをしたのか、お伝えさせていただきます。

そもそも経営計画発表会とは?

弊社代表から来期(これから)の経営計画、方針の発表をする場です。

また弊社の場合は、1年間の区切りとして会社に貢献した社員の表彰の場でもあります。

なんで経営計画発表会をやるの?

弊社で経営計画発表会を開催する目的は、2つあります。

① ご来賓(取引先の銀行様など)の方々に、この会社を応援したい👌と思ってもらうため

② 全社員が一丸となり、同じ方向を向いて取り組むため

この2つの目的があって、開催しています。

そして、ゴールは『経営計画の達成』を目標として、
1年間、頑張っていくためのスタートダッシュを切るのです!

運営っていってもなにするの?

さて、では経営計画発表会のような「イベントの運営」って、具体的に何をするのか? みなさんご存じですか?😁

まず最初は、「何のために、どこを目指すのか」というゴールを設定します😎

今回は、
ゴール状態=経営計画発表会開催
 と設定し、

そこから逆算をして、
「いつ、誰が?なにをやるか?」の
スケジュール組みと、リスト作成からスタートします。

今回の経営計画発表会であれば、

 ①開催日時と会場選定
 ②表彰の場で使用する動画作成
 ③運営に必要な資材の手配
 ④運営当日の台本、式次第などの資料作成
 ⑤会場の現調と担当者との打ち合わせ
 ⑥運営当日のリハーサルとオリエンテーション

上記6つの項目に分けました。

では、それぞれどのように進めていったかを紹介していきますね!🙌🙌

①開催日時と会場選定

会場の選定は、「何を優先するか」という順位付けが大切です
そのイベントで大事にしたいことは何か?という観点で選んでいきます。

今回は、コロナ禍における開催でしたので、参加者(ご来賓の皆様、社員)の安全を最優先としました。
コロナ対策(換気、消毒、検温など)は何をしているか? 万全か? 人数はどれぐらいまで対応できるのか? など、本当に詳しいところまで、会場の担当者と打ち合わせを進めました。

★今回は八芳園さんにお世話になりました!

②表彰の場で使用する動画作成

経営計画発表会の第2部では、社員表彰があり、その際に動画を流しています。名前を呼ばれるだけでは味気ないので、
少しでもワクワク感を味わってもらうための演出です!
(イベント会社ですので、ココはかなりこだわりました😎)

動画は、弊社の店舗デザイン・チラシデザインなどをメインに対応するプロ集団「デザイナーチーム🎨」を中心に、自分たちで作成をしています!

ヒトだけでなく、モノの手配まで全部対応できるのは、弊社の強みですね!✨

③運営に必要な資材のリスト化と手配

なにが、どれぐらい必要なのか?
いつまでに必要なのか?
誰が対応をするのか?

など、リストを作って可視化します。

1人で進めるならまだ把握できるかもしれませんが、複数のメンバーですすめるのではれば、必須ですよね!😲
可視化できない状態だと確実に「あ!抜けてた!」が出ます。
それでイベント当日バタバタして、上手くいかない…という結果になってしまいます。

弊社で他のイベント運営をする際も、クライアントと共通認識を持てるようにリスト化(可視化)を徹底して管理しています。

④運営当日に必要な資料のリスト化と作成

イベントを開催するにあたって必要な資料、『運営マニュアル』は必須ですよね👍

運営側とイベント当日どう進めるか?イレギュラーがあった時にどうするか?など、事前に共通認識を持つためのものです。

今回は、「台本」の形式で、イベント当日の時間コントロール、照明、音響に関する情報をまとめました。

運営用のものだけでなく、ご来賓の方々向けの資料、弊社社員向けの資料など、運営に必要なものを作成し、こちらもリスト化をしました。
それぞれ資料において、サイズ・白黒orカラー・部数など、細かいところまでを事前に決めています。

⑤会場の現場調査と、担当者との打ち合わせ

当日までに、どんなところでやるのか?どうやってやるのか?
想像上だけでイベントを運営しようとすると、
思わぬところに落とし穴があることがあります。

想像よりスクリーンが小さくて、映像が後ろまでみえない!
クロークが想像より遠くて、実施に影響が出るかも?
資材を置く場所がない!

などなど…
当日判明していたら運営上問題になってしまうこともあります。
なので、必要であれば現場調査に伺うこともあります。

今回の経営計画発表会においても、現場調査と打ち合わせをさせていただきました。

イベントを成功させるには、必要なことですね👏

⑥運営当日のリハーサルとオリエンテーション

さて、いよいよ本番が間近に迫っています!
準備ができたら、後は一緒に働きイベントを作ってくれるスタッフ・仲間に、しっかり動いてもらうだけです!

スタッフがスムーズに動いてもらうために、
前日と当日に、本番を想定してイメージできるような取り組みをしています。

【本番前日まで】
…業務の詳細を直接か電話で伝え、不明点を確認する
…必要であれば研修を別途実施する
【本番当日開催時間まで】
…リハーサルや、ロールプレイを行う

いずれも、本番に備えての必要なスキルを身に付けたり、
役割を認識してもらったりします。

実際に本番と同じように動いてみて、できていないところは、できるように矯正して、レベルを上げていきます!

リハーサルで出来なかったら、本番でできないですからね。

⑦本番

さて、そんな事前のリハーサルなど準備を綿密に進めていった結果…
参加者全員の息、ぴったりでした!

今回の経営計画発表会では、来賓の方に向けて、
「グッドウェーブではここまで意思伝達ができます」ということを伝えたかったので、本番にビシッ!と決めてくれたスタッフには感謝ですね😍

経営計画発表会のようす

では実際に今回がどんな様子だったのか? ご覧ください!
本番は、下記のように取り行われました😎

■今期の現状報告と、来期の方針発表

弊社代表の馬場から、前期である第24期の現状報告と、今期である第25期の方針の発表。

今会社がどのような状態になっていて、次はどのようになりたいのか?
現状のありのままを、馬場の口から、馬場の言葉で、来賓の方と社員に伝えます。

個人的には、「目の前にいるお客さま、仲間のために一生懸命になれ!」という言葉が一番響きました。

※マスクを外していますが、正面の席とは十分に距離を取り、飛沫防止パネルを設置し、15分に1度の換気をし、感染症対策をしております。

 

■社員の表彰式

今期、人一倍努力したスタッフや、長年貢献してくれたスタッフを、
馬場から表彰します。

ステージに上がることを目指して日々努力している人も少なくありません。

・永年勤続表彰(5年/10年)

・優秀チーム賞及び最優秀チーム賞

・優秀社員賞

・社長賞

このような形で社員の1年間の功績を表彰されました。

 

経営計画発表会を振り返って

イベントは、想定通りにいかないことも多いですよね。

今回も時間が押してしまうなど、予定外のことが起きました。

しかし、今回を参加されたご来賓の方から、

「皆さんの足並みがそろっていて、馬場さんの話されているの真剣な眼差しで見ている姿を見て、GOODWAVEさんなら大丈夫だと感じました。」
「今まで呼ばれて参加してきた中で、1番でした。これはリップサービスなしに。」

とご評価をいただくことができました。
今回のイベントの目的の1つ、「ご来賓(取引先の銀行様など)の方々に、この会社を応援したい👌と思ってもらうため」を達成しました!

予定外がありつつも無事に実施をすることができたのは、
イレギュラーも含めて想定をして、準備をしていたからです。

あとは、計画の達成ができれば、よりご来賓の方々は喜ばれるでしょうし、
我々社員も達成感が生まれます!

社員全員が、来期、全力投球で頑張ってまいりますので、よろしくお願いいたします!

まとめ

さて、弊社グッドウェーブのプロモーション事業部では、何百人が集まるイベントから、1名でのイベントまで、様々なイベントを、ワンストップ(企画運営からスタッフ・モノの手配、アフターフォローまで)で、運営しています。

こんなイベントをやってみたいけど、

・やり方が分からない😫
・上手くいかない😫
・自分たちでは対応できない😫
・もっといいものにしたい😫

そんなお悩みを解決します!

まずは、お気軽にお問い合わせください。

★お問い合わせはコチラから★
【お問い合わせフォーム】

★お電話でもお気軽にご相談ください★
・渋谷本社…03-6861-9191
・神戸支社…078-599-6996


社員一同、お待ちしております!

 

 

 

記事を書いた人

瀬尾 和城

瀬尾 和城【プロモーション事業部営業担当】

プロモーション事業部

現場管理者として、年間250日間の様々な現場ディレクションを行い、2年半かけてイベント運営のノウハウを身に付ける。
その後、グッドウェーブのプロモーション事業部の一員として、主に商業施設イベントや抽選会、全国サンプリング業務、クレジットカード加入促進など年間200件以上のイベント運営を手掛ける。
特に年末は【抽選会コンサルタント】として活動しています(笑)
入社11年目。
趣味は飲み歩きとラーメン屋巡り、料理(セオズキッチン)好き。
※セオズキッチンの説明はまた後日。
そこらへんの女子より女子力は高いです!(笑)