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基本に立ち返ろう【指示受けの4原則】

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こんにちは、グッドウェーブの瀬尾です。

ここ半年で、色々と調理器具を購入し、より料理がたのしくなりました。

特におススメはブラウンのハンドブレンダーです。

機能はみじん切り、スパイスグラインダー(挽く)、混ぜる、つぶす、こねるなど全7種。

そして、握る力を変えるだけで、スピードを変えられるので、仕上がりも好みで変えられる・・・

なによりも鍋のままでつぶしたり、混ぜられるのが素敵なんです!

是非買って試していただきたい(笑)

そして、『seo’s kitchen』はこんな感じで料理を作ってます。

おススメメニューがあったら教えてください!

 

さて、今回のブログの内容をどうしようかなと考えていたところ、プロモーション事業部にも7月から新入社員が入ってきたことだし、初心に返ってみようかなと思い、この内容にしました。

【指示受けの4原則】です。

※新入社員の紹介はきっと誰かがやるだろうから、別の機会に。

新入社員が先輩社員から業務の指示を受けている様子を見て、今自分って4つの原則って、ちゃんと出来てるかな?と思ったんです。

仕事に慣れてくれば、くるほど、

・このやり方で大丈夫だったから問題ない。

・この手段の方がいい/早い。

・こういう事を考えているだろうな。と解釈で進む。

など、上記のような対応をしてしまうことあるかもしれませんね。

結果、問題がなければいいのですが、このような対応って自分で完結しているので、相手(依頼者)のことを考えていないor思い込みで進めてしまっています。

・ミスに繋がる

・やり直しになるので、余計な時間がかかるor期日に間に合わない

などの結果に繋がり、もしかしたら、仕事を依頼されなくなる可能性があります。

新入さんはまずこれを意識してもらって、新人ではない方も今一度自分が出来ているかを振り返ってもらえればと思います。

 

【指示受けの原則① メモを取る】

相手(依頼者)から指示された内容をメモすることです。

僕も入社したての頃は、呼ばれたからとりあえず話を聞こうと思って、何も持たずに話を聞きにいっていました。

メモを取っていなくて、後日どんな内容だったかを思い出そうにも思い出せず、もう一度聞くことになったり、依頼された内容と対応したことに相違が生まれたことがありました。

それ以来、急に呼ばれてもメモを取りに戻り、話を聞くようにしています。

このメモを取るということは、「あなたの話をちゃんと聞いていますよ。」ということを表しています。

逆に話をする方からすると、「ちゃんと話を聞いているかな?」と不安に感じることもありますよね。

また、メモを取っておくことで、その時の内容を振り返ることが出来るので、自分にとっての安心材料にもなります。

そして、②以降の内容に紐づいていくので、とても大事なことです。

習慣がなかった方は是非「メモを取ること」をおススメします。

【指示受けの原則② 期待水準を把握する】

これ、めちゃくちゃ大事なんですよね。

やることはわかった、いざやってみて、「できましたー!」って相手に伝え、確認をしてもらったところ・・・「いやー、ここまでやって欲しかったんだけどな。」、「この内容じゃないんだよね。」など、相手が欲しいもの、求めているものではなかったという経験ってありませんか??

※もちろん、指示を出す側にも問題がある場合がありますが・・・

例)相手(依頼者)から、今度イベントがあって、クライアントへ衣装の提案するから、どんな衣装がいいか調べて、提案資料を作ってもらいたい。とお願いしたとします。

指示を受けた時に「とりあえず何種類か調べて、商品名と画像があればいいか。」と思って、wordに貼り付けて資料にして、提出しました。

ただ、相手が求めていたのは・・・

PowerPointでの資料作成、商品仕様と金額も記載し、クライアントへそのまま提出できるレベルだったのです。

結果、もう一度商品を調べ直し、追加で情報を反映しなければならず、2度手間・・・。

なんて、求めていたものと違うと言われたことはあるのではないでしょうか。

指示を受ける時に、何をすればいいのかを聞くだけではなく、相手(依頼者)にどこまで対応したらいいのか?どういう状態になればいいのか?など、相手の期待水準を把握しましょう。

これをやると相手との齟齬が無くなり、相手が仕事をしやすくなります。

そして、相手が他の人から評価をされたら、また自分に依頼をしてくれるようになります。また、安心感を持ってもらえます。

これは僕がクライアントさんとやり取りをする中で、意識をしていることです。クライアントさんにもクライアントがいる場合があります。ケースとしては、そのケースが多いですね。

直接の担当者がクライアントに何を求められているのか?どうしたら担当者が評価されるのか?そういうことを考えて、期待水準を確認し、やり取りをするようにしています。

担当者が評価されれば、仕事の依頼が無くなることはありません。むしろ、増えていきます。

担当者からすれば、クライアントの期待水準を超えるものを提供しやすくなります。

だから、またこの人にお願いをしたい。と思われます。

なので、相手(依頼者)の期待水準を把握して、キチンと水準を満たした成果物を提供できるように心掛けましょう。

【指示受けの原則 ③質問する】

依頼された内容に対して、
期限はいつなのか?
どういう状態が望ましいのか?
など、期待水準はどこなのか?を把握しようと質問をすることが大切です。

一生懸命やったとしても、相手が求めている基準にならなければ、2度手間になったり、評価されません。

例えば、
「資料を印刷する」ということだけでも、指示受けの4原則が身についている人は、
「カラーですか?白黒ですか?」
「サイズはA4ですか?」
「両面印刷にしますか?」
「集約しますか?」
「ホッチキス止めしますか?」
など、期待水準を把握するために質問をしてくれます。

この資料が社内用なのか、クライアント提出用なのかで異なる訳なので、こういった形で質問が出来ると、「おぉ、こいつ出来るな!」「また仕事をお願いしようかな。」となる訳です。

なので、指示を受けた時には、相手(依頼者)の期待水準を把握するために、質問をするようにしましょう。

【指示受けの原則 ④復唱する】
最後4つめは【復唱する】です。 

なぜ復唱することが大切かというと、自分のためでもあり、相手のためでもあります。

その時のポイントは、
依頼された内容はどういうものか?
期待水準はどういう状態か?
をただ、復唱するのではなく、自分の理解を整理しながら復唱しましょう。

もし、自分が指示を間違えて聞いてたとしても、
この時に正しい期待水準を把握し直せるので、余計な時間がかからなくで済みます。

そして、相手にも「指示した事がちゃんと伝わっているな。」と安心感を与えられます。

自分のため、相手のために復唱をするようにしていくといいです。

以上、4原則をお伝えしましたが、皆さん出来ていましたでしょうか?

僕も書きながら、できていない時があるかもしれないと思い、意識していこうと思います。

指示を出す・依頼をする側としても、4原則が抜けていると「任せても大丈夫かな?」と不安になります。

意識できていなかった方は、メモとペンを持って来て、納期や、その仕事をどのような仕上がりにするのか、参考にすればいいものは何か、など、自分から確認、質問して、自分の理解が正しいかまでを整理しながら復唱出来るように習慣付けられるようになりましょう。

出来るようになると依頼事項が増え、出来ることが増えていき、周りからも評価されるような人材になります。

是非そうなれるように自分のできることを頑張っていきましょうー!

記事を書いた人

瀬尾 和城

瀬尾 和城【プロモーション事業部責任者及び営業担当】

プロモーション事業部

現場管理者として、年間250日間の様々な現場ディレクションを行い、2年半かけてイベント運営のノウハウを身に付ける。
その後、グッドウェーブのプロモーション事業部の一員として、主に商業施設イベントや抽選会、全国サンプリング業務、クレジットカード加入促進など年間200件以上のイベント運営を手掛ける。
特に年末は【抽選会コンサルタント】として活動しています(笑)
入社11年目。
趣味は飲み歩きとラーメン屋巡り、料理(セオズキッチン)好き。
※セオズキッチンの説明はまた後日。
そこらへんの女子より女子力は高いです!(笑)