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【イベント事例】伊藤園歌舞伎座貸切公演|商品PRイベント運営事例

イベント実績 イベント運営 サンプリング・街頭配布【実績】 セールスプロモーション【実績】 フェス・野外イベント【実績】 食品・飲料メーカー【実績】

毎年、銀座歌舞伎座にて伊藤園ご招待客貸切の公演会。伊藤園商品をご購入のお客様の抽選当選によるご招待と、株主様などが招待される。
そのご招待客に対して伊藤園様商品をPRするために必要な商品のディスプレイ、看板やポスターの装飾、メディア向けのお茶席の設営、当日のお客様対応、そして終了後の会場撤去作業までを担当する(2007年より)。
前日設営・準備作業スタッフに35名、当日お客様誘導・ご案内・お茶会スタッフに25名、当日撤去作業に30名が参加。

伊藤園歌舞伎座貸切公演
商品PRイベント運営事例
徹底した時間管理とスタッフオペレショーンで大型イベントを円滑に運営

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Point.1 徹底した時間管理による円滑な準備作業
イレギュラー対応も含めたシミュレーションの実施

一般のお客様が観覧できる通常の歌舞伎座の通常公演は1日2回、“昼の部”と“夜の部”です。伊藤園様貸切での公演会は一般のお客様が観覧できる通常公演の“昼の部”のみを貸切っての実施です。
前日の設営日・準備そして当日の夜の部は通常通り一般のお客様がご入場されます。

その為、絶対に作業の遅れやミスが許されない案件のひとつです。もちろん、他のイベントやキャンペーンにおいても、時間は大切な要素のひとつになります。

グッドウェーブプロモーションでは、事前に伊藤園様と当日の流れの打合せとは別に、当日予想されるイレギュラー対応も含め、事前に単独で作業手順や段取りをシミュレーションをし、当日の作業がより円滑に行える様に準備を行いました。
そして、作業当日は時間を常に意識した現場経験豊富なディレクターの指示、連絡系統の基、統率の取れた作業行い、要求された時間内に無事作業を遂行しております。

Point.2 適任スタッフの配置
作業効率を高める特性を活かしたスタッフの手配

イベントを効率よく遂行するためには、スタッフの特性を細かく把握し、それに応じて現場に配置していくことが重要です。
「接客が得意なスタッフ」「力仕事が得意なスタッフ」「細かい作業が得意なスタッフ」など、十人十色です。
伊藤園様歌舞伎座貸切公演・お茶会の前日設営・準備・撤去作業では、歌舞伎座内の200セットに及ぶテーブルやイスの運び出しやお茶席の組み立て、そして商品ディスプレイやポスターなどの装飾作業から公演会当日のお客様対応などさまざまの作業がありました。

グッドウェーブプロモーションでは、普段から登録スタッフ一人一人の特性を細かく把握し、スタッフ一人一人がより力を発揮できる場、活躍できる場へ配置することにより、作業効率を高めると同時にスタッフの業務モチベーションも維持することができております。

Point.3 継続的な関わり合い
経験者のローテーションと現場の情報共有

伊藤園様歌舞伎座貸切公演・お茶会は年に1・2回の実施です。毎年、継続的に関わらせていただくには、できる限り経験者をローテーションできるような仕組みを作ることや、社内の担当者間での情報共有が重要になると考えています。

グッドウェーブプロモーションの登録スタッフの多くは、1.大学・専門学生 2.専属スタッフまたはディレクター 3.社会人 です。一般的には私どもの様な登録スタッフを抱える会社で、1〜2年後に同じスタッフがいること、登録されていたとしても1年前の単発の業務に同じメンバーを手配することは大変困難です。

それでも、2009年7月実施の際には、実に半数近くのスタッフが前年度の経験者でした。それは、グッドウェーブプロモーションのスタッフが他社に比べ圧倒的に長く登録をしてくれている結果でもあります。

グッドウェーブプロモーションでは、次回の実施を見据え、未経験者のスタッフを手配するときには、翌年ご依頼をいただいた際にも業務ができる可能性が高いスタッフを手配するようにし、経験者のローテーションをしていけるようにしています。

また、社内でも担当社員とは別の社員も業務を把握し、現場にも立ち合い、次回社内の担当が変わっても問題なく対応できる情報共有の体制を取っています。

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